lunedì 18 giugno 2018

Archiviazione documentale

GESTIRE AL MEGLIO LA CARTA E L'ELETTRONICO

L'archiviazione documentale di tutte le informazioni e i documenti presenti in Azienda deve, oggi, tenere conto della presenza e della necessità di gestire la carta e l'elettronico.

Alcuni documenti aziendali sono ancora in formato cartaceo, altri invece nascono già come documenti elettronici, altri ancora arrivano in Azienda come documenti elettronici firmati digitalmente.

La possibilità di archiviare entrambe le tipologie secondo la loro natura è una soluzione attuabile ma è necessario avere un sistema ben organizzato e funzionale. Sarebbe comunque preferibile scegliere un'unica modalità di tenuta dei documenti, per agevolarne la gestione e migliorare l'efficienza aziendale.

Tutti i documenti, siano anche di natura cartacea, possono essere tenuti e conservati in modalità elettronica. Questo consente di conseguire importanti vantaggi in termini di spazio e costi.

Archiviazione documentale:

  • i documenti cartacei diventano elettronici
  • i documenti elettronici si conservano nel loro formato nativo

LE SOLUZIONI

Hinge 16 offre un sistema di archiviazione documentale completo:

  • acquisizione e archiviazione di documenti attivi (qualsiasi formato)
  • acquisizione e archiviazione di documenti passivi (utilizzo del codice a barre) 

e la gestione completa dei documenti archiviati:

  • conservazione sostitutiva
  • spedizione multicanale (e-mail, PEC, fax, posta ibrida,posta tradizionale)
  • accesso via web
  • workflow
  • firma digitale
  • gestione della PEC