venerdì 19 ottobre 2018

Conservazione documenti

QUALI E PER QUANTO TEMPO

La conservazione dei documenti è un argomento importante non solo per gli aspetti di tenuta (intesa come modalità di conservazione dei documenti) ma anche per le tempistiche di conservazione, tenendo presente il fatto che la legge stabilisce un obbligo di conservazione per le scritture contabili obbligatorie.

TIPOLOGIA DI CONSERVAZIONE DOCUMENTI: CARTACEA O ELETTRONICA

E' possibile scegliere una tenuta cartacea "classica" oppure, certamente migliore per tutti i vantaggi che offre, una tenuta in formato elettronico.

Per agevolare questa seconda tipologia di tenuta e il trasferimento delle scritture contabili cartacee su supporti digitali, sono state introdotte nell'ordinamento italiano numerose disposizioni - recepimenti anche di normative Europee - a partire dal 2004, riguardanti la conservazione sostitutiva dei documenti e la fatturazione elettronica.

Possono essere conservati in formato elettronico, per esempio, i seguenti documenti:

  • Libro giornale;
  • Libro degli inventari;
  • Libro mastro;
  • Scritture ausiliarie di magazzino;
  • Registro dei beni ammortizzabili;
  • Registri Iva;
  • Dichiarazioni fiscali;
  • Modelli di pagamento F23 e F24;
  • Libri sociali;
  • Bilancio e documenti annessi;
  • Fatture attive e passive e Documenti di Trasporto;
  • Ricevute e scontrini fiscali.

Naturalmente la conservazione dei documenti aziendali non si limita solo a quelli di natura contabile e per i quali la legge stabilisce un obbligo nelle tempistiche, ma anche a tutti quei documenti che per un'azienda rivestono importanza per il normale svolgimento della propria attività (per esempio i contratti, le comunicazioni via e-mail o via posta tradizionale)