ELIMINIAMO I DOCUMENTI SU CARTA
La conservazione sostitutiva dei documenti è un processo che consente, per alcune tipologie di documenti, di eliminare la carta.
Oggi le aziende sono già dotate di sistemi informatici che consentono la gestione dei documenti aziendali in formato digitale. La disponibilità di documenti in questo formato rende facile e veloce la sostituzione della carta con documenti elettronici a norme.
Già da molti anni la legge consente la conservazione elettronica dei documenti:
Il Decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze stabilisce le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto".
Superati i primi dubbi normativi, grazie ai chiarimenti da parte dell'Agenzia delle Entrate, moltissime aziende hanno adottato la conservazione sostitutiva e ottenuto numerosi vantaggi in termini di spazio e di risparmio nella tenuta dei documenti.
CHE COSA SIGNIFICA CONSERVARE UN DOCUMENTO IN MODALITÀ SOSTITUTIVA?
Conservare digitalmente i documenti aziendali significa sostituire il documento cartaceo con l'equivalente documento in formato digitale e conservarlo nel tempo, eliminando la carta.
Si tratta quindi di sottoporre i documenti a una procedura di tipo informatico e legale regolamentata dalla legge italiana ed europea che, sotto certe condizioni, consente di equiparare i documenti cartacei ai documenti elettronici, e che è in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
La legge stabilisce che alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare per un certo numero di anni alcuni documenti cartacei. Tali documenti possono essere tenuti in formato elettronico a norma, consentendo di beneficare di tutti i vantaggi derivanti dalla gestione documentale e dall'eliminazione della carta.
GLI STRUMENTI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Gli strumenti che consentono di produrre e conservare i documenti fiscali (fatture, libri contabili etc) senza la necessità di stamparli su carta sono:
- la firma digitale: tecnologia che consente di attribuire paternità, integrità e riservatezza ai documenti elettronici prodotti con strumenti informatici (garantisce l'autenticità cioè l'identità del soggetto che ha firmato e la non alterazione del documento dopo la firma)
- il riferimento temporale: informazione che contiene la data e l'ora e che viene associata al documento informatico per datarlo in modo certo
- la marcatura temporale: evidenza informatica che contiene una data e un orario certo e che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale (il soggetto che eroga la marca temporale è un Ente Certificatore detto anche Time-Stamping Authority (TSA) che, operando nel rispetto della normativa in materia di firma digitale, garantisce l'identità del soggetto che utilizza la firma digitale)